Ophélie
Le remboursement avant le choix
Monture, chaque verre, lentilles : vous annoncez ce que la mutuelle prend en charge pendant que le client essaie ses montures.
Tiers payant optique · installée en local dans votre boutique
Avec Ophélie,
le dossier se monte tout seul.
Ophélie, l'assistante administrative des opticiens, travaille pendant que vous conseillez. Elle lit l'ordonnance et la carte de mutuelle, obtient le remboursement de chaque poste, prépare le devis, envoie la prise en charge et édite la facture.
- Installée en local, dans votre boutique
- Fonctionne avec votre logiciel de gestion
- Vous validez, Ophélie exécute
- Pièces
- Lecture
- Droits
- Devis
- Prise en charge
Ordonnance
Carte de mutuelle
Deux pièces reçues. Lecture sur le poste de la boutique.
- Bénéficiaire
- Claire Martin, 05/11/1992
- N° adhérent
- 784 512 361
- OD
- −1,25 (−0,50) 90° Add +2,00
- OG
- −1,00 (−0,75) 85° Add +2,00
- Verres
- Progressifs, catégorie complexe
Maximum accordé par la mutuelle, poste par poste.
Équipement choisi530,50 €
Pris en charge par la mutuelle480,50 €
Reste à charge50 €
Prise en charge accordéeFacture prête à la remise de l'équipement
100 % localinstallée sur un poste de votre boutique
1 clicpour valider ce qu'elle a lu
0donnée de santé sur nos serveurs
En parallèleplusieurs clients traités à la fois
Installée en local : vos données de santé ne sortent pas de la boutique
Pas de cloud pour les ordonnances, pas de dossiers patients sur nos serveurs. Ophélie travaille sur votre ordinateur, comme un collaborateur assis au comptoir.
Ce qui change au comptoir
Les minutes passées sur les plateformes de tiers payant reviennent à vos clients.
Une saisie, toutes les plateformes
Les mêmes informations à chaque fois. Ophélie va sur la plateforme de la mutuelle du client et remplit les écrans.
Plusieurs clients à la fois
Pendant qu'un dossier attend la mutuelle, Ophélie avance les autres.
Elle apprend votre façon de faire
Ce que vous validez toujours de la même façon peut être automatisé, avec votre accord. Elle redemande dès qu'un doute apparaît.
Mails et paiements rattachés
Accords, refus et virements des mutuelles retrouvent leur dossier. Les écarts vous sont signalés.
Ce que fait Ophélie, en exemples
Des situations de tous les jours au comptoir. Choisissez un exemple : Ophélie travaille sur le poste de la boutique et vous voyez chaque action qu'elle réalise.
- VousDépôt de l'ordonnance et de la carte de mutuelle
- OphélieLecture : OD −1,25 (−0,50) 90° Add +2,00 · OG −1,00 (−0,75) 85° Add +2,00
- OphélieVerres proposés : progressifs, catégorie complexe. Vous confirmez d'un clic
- OphélieAucune fiche à ce nom : fiche client créée dans votre logiciel
- OphéliePlateforme de la mutuelle : monture 100 €, verre droit 200 €, verre gauche 200 €
- OphélieDemande d'estimation annulée, statut « Annulée » vérifié
- TerminéPrêt : vous annoncez le reste à charge pendant l'essayage
- VousDépôt de la nouvelle ordonnance
- OphélieFiche retrouvée. Même mutuelle, même n° adhérent qu'en mars
- OphélieDroits de l'année déjà connus : pas de nouvelle demande d'estimation
- OphélieDevis édité selon l'équipement choisi, reste à charge 35 €
- OphélieDemande de prise en charge envoyée
- TerminéAccord reçu : facture prête pour la remise de l'équipement
- OphélieConnexion à la plateforme de la mutuelle
- AttentionLa plateforme envoie un code par SMS : Ophélie ne le contourne jamais
- OphélieQuestion posée à l'opticien : « Saisissez le code reçu »
- VousCode saisi dans la fenêtre d'Ophélie
- OphélieReprise exactement là où elle s'était arrêtée
- TerminéPrise en charge envoyée, les autres dossiers ont continué entre-temps
- OphélieNouveau mail d'une mutuelle lu sur le poste de la boutique
- OphélieRattaché au dossier de M. Petit (n° de prise en charge reconnu)
- AttentionRefus : « période de renouvellement non atteinte »
- OphélieDossier mis en attente, motif affiché clairement
- TerminéVous décidez : nouveau devis, autre équipement ou paiement par le client
- VousImport du relevé de la banque (fichier CSV ou OFX)
- OphélieVirement de 480,50 € d'une mutuelle repéré
- OphélieCorrespond à la facture de Mme Martin, part mutuelle
- TerminéFacture marquée « réglée ». Les écarts et impayés vous sont signalés
Exemples fictifs, à titre d'illustration. Les montants dépendent de chaque contrat de mutuelle.
Six étapes, une seule manipulation de départ
Vous déposez les pièces. Ophélie enchaîne et ne vous sollicite que si une information manque ou doit être validée.
Glissez l'ordonnance et la carte de mutuelle
Valider
CM
Claire MartinCliente depuis 2021, même mutuelle
Fiche trouvéeTotal530,50 €
Mutuelle480,50 €
Reste à charge50 €
Facture éditéeVirement de la mutuelle rapproché
Installation locale · données de santé
Installée en local. Les données de santé de vos clients restent chez vous.
Ophélie n'est pas un site internet de plus : c'est un logiciel installé sur un ordinateur de votre boutique (Windows ou Mac), que nous mettons en place avec vous. Elle travaille dans le navigateur de ce poste, sur vos plateformes, comme le ferait un collaborateur.
Sur votre poste, en boutique
- Ordonnances et cartes de mutuelle
- Dossiers clients, devis, factures
- Mots de passe des plateformes
- Mails et relevés bancaires
Sur notre serveur
- Votre abonnement
- L'activation de vos postes
- Les mises à jour
Pas d'hébergement de données de santé chez nous. Ordonnances, corrections, numéros d'adhérent et dossiers ne passent jamais par nos serveurs : nous n'y avons pas accès. Les seules transmissions sont celles que vous faites déjà, vers les plateformes des mutuelles.
- Lecture des ordonnances réalisée sur votre poste, sans envoi en ligne
- Mots de passe des plateformes gardés dans le coffre sécurisé de l'ordinateur
- Codes d'accès par collaborateur et arrêt d'urgence
- Votre logiciel de gestion reste la référence
Un abonnement par boutique, au nombre de postes
Une société peut équiper plusieurs boutiques, chacune avec son propre nombre de postes.
1er poste
249 € / mois
- Ophélie complète sur ce poste
- Mises à jour et assistance
- Mise en place guidée
2e poste
219 € / mois
- Ophélie complète sur ce poste
- Mises à jour et assistance
- Prix dégressif
À partir du 3e poste
189 € / mois
- Ophélie complète sur ce poste
- Mises à jour et assistance
- Prix dégressif
468 € / mois
Composer mon abonnementMise en place, réglée une fois : le déplacement selon la distance (120 € en Île-de-France ; ailleurs 60 € plus 0,64 € par km aller-retour), puis l'installation et la formation rapide de l'équipe au temps passé (60 € de l'heure, environ 2,50 h pour un poste ; un peu plus pour chaque poste supplémentaire). Le montant exact s'affiche dès que vous indiquez le code postal. TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Questions fréquentes
Une autre question ? Écrivez-nous à contact@avecophelie.fr.
Ophélie est-elle installée en local ?
Oui. Ophélie est un logiciel installé sur un ordinateur de votre boutique (Windows ou Mac), pas un site internet. Elle lit les documents, garde les mots de passe des plateformes et conserve les dossiers sur cet ordinateur. Notre serveur ne gère que l'abonnement, l'activation des postes et les mises à jour.
Et les données de santé de mes clients (RGPD, hébergement HDS) ?
Elles restent sur l'ordinateur de votre boutique. Ophélie n'envoie aucune ordonnance, correction ni dossier client à nos serveurs : nous n'hébergeons donc pas de données de santé pour vous. Vos fichiers clients restent sous votre responsabilité, comme aujourd'hui dans votre logiciel de gestion ; les seules transmissions sont celles que vous faites déjà vers les plateformes des mutuelles.
Faut-il changer de logiciel de gestion ?
Non. Ophélie travaille avec votre logiciel de gestion, qui reste la référence pour les fiches, devis et factures. La compatibilité est vérifiée avec vous lors de la mise en place.
Les données de mes clients sortent-elles de la boutique ?
Non. Ophélie est installée sur un poste de votre boutique : ordonnances, cartes de mutuelle et dossiers y restent. Notre service ne connaît que votre abonnement et l'état technique de vos postes.
Avec quelles mutuelles fonctionne-t-elle ?
Ophélie passe par la plateforme de tiers payant de chaque mutuelle. Chaque plateforme est paramétrée et vérifiée lors de la mise en place. Tant qu'une plateforme ne l'est pas encore, Ophélie prépare toutes les données à saisir.
Que se passe-t-il si une plateforme demande un code SMS ?
Ophélie s'arrête et vous prévient. Vous saisissez le code, elle reprend exactement où elle en était. Elle ne contourne aucune sécurité.
Combien de clients peut-elle traiter en même temps ?
Plusieurs. Un dossier qui attend une réponse ne bloque pas les autres. Une même plateforme traite ses demandes l'une après l'autre.
De quel matériel ai-je besoin ?
Un ordinateur Windows 10 ou 11, ou un Mac récent, connecté à Internet pour chaque poste, de préférence dédié à Ophélie.
Comment se passe la mise en place ?
Toujours sur place, dans votre boutique. Nous installons Ophélie sur chaque poste, la relions à vos outils, formons rapidement l'équipe et faisons un premier dossier avec vous.
Faut-il un abonnement à un service d'intelligence artificielle ?
Non. L'abonnement comprend tout ce qui est nécessaire au fonctionnement d'Ophélie.
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Voyez Ophélie traiter un dossier
Vingt minutes, en visio ou en boutique, sur un dossier fictif : de l'ordonnance à la facture.
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